对大多数查询使用查询向导 使用查询向导可以轻松选择数据库中不同表和字段的数据并将其组合在一起。 使用查询向导，可以选择要包含的表和字段。 内部联接 (一个查询操作，该操作指定基于相同的字段值组合两个表中的行) 在向导识别一个表中的主键字段和第二个表中具有相同名称的字段时自动创建。

还可以使用向导对结果集进行排序并执行简单的筛选。 在向导的最后一步中，可以选择将数据返回到 Excel，或在 Microsoft 查询中进一步优化查询。 创建查询后，可以在 Excel 或 Microsoft Query 中运行它。

若要启动查询向导，请执行以下步骤。

在“ 数据 ”选项卡上的“ 获取外部数据 ”组中，单击“ 从其他源”，然后单击“ 从Microsoft查询”。

在“ 选择数据源 ”对话框中，确保选中“ 使用查询向导创建/编辑查询 ”复选框。

双击要使用的数据源。

-或者-

单击要使用的数据源，然后单击“ 确定”。

直接在Microsoft查询中处理其他类型的查询 如果要创建比查询向导允许的更复杂的查询，可以直接使用 Microsoft 查询。 可以使用 Microsoft 查询查看和更改在查询向导中开始创建的查询，也可以在不使用向导的情况下创建新查询。 如果要创建执行以下操作的查询，请直接在 Microsoft 查询中工作：

从字段中选择特定数据 在大型数据库中，可能需要选择字段中的某些数据，并省略不需要的数据。 例如，如果需要包含许多产品信息的字段中的两个产品的数据，则可以使用 条件 仅选择所需两种产品的数据。

每次运行查询时基于不同的条件检索数据 如果需要为同一外部数据中的多个区域创建相同的 Excel 报表或摘要（例如每个区域的单独销售报表），可以创建 参数查询 。 运行参数查询时，系统会提示你输入一个值，以便在查询选择记录时用作条件。 例如，参数查询可能会提示你输入特定区域，并且你可以重复使用此查询来创建每个区域销售报表。

以不同的方式联接数据 查询向导创建的内部联接是创建查询时使用的最常见联接类型。 但是，有时需要使用不同类型的联接。 例如，如果你有一个产品销售信息表和一个客户信息表，则内部联接 (查询向导) 创建的类型将阻止检索尚未购买的客户的客户记录。 使用 Microsoft Query，可以联接这些表，以便检索所有客户记录，以及已购买的客户的销售数据。

若要启动Microsoft查询，请执行以下步骤。

在“ 数据 ”选项卡上的“ 获取外部数据 ”组中，单击“ 从其他源”，然后单击“ 从Microsoft查询”。

在“ 选择数据源 ”对话框中，确保清除“ 使用查询向导创建/编辑查询 ”复选框。

双击要使用的数据源。

-或者-

单击要使用的数据源，然后单击“ 确定”。

重用和共享查询 在查询向导和Microsoft查询中，可以将查询保存为 .dqy 文件，可对其进行修改、重用和共享。 Excel 可以直接打开 .dqy 文件，这使你或其他用户可以从同一查询创建其他外部数据范围。

若要从 Excel 打开已保存的查询，请执行以下操作：

在“ 数据 ”选项卡上的“ 获取外部数据 ”组中，单击“ 从其他源”，然后单击“ 从Microsoft查询”。 将显示“ 选择数据源 ”对话框。

在 “选择数据源 ”对话框中，单击“ 查询 ”选项卡。

双击要打开的已保存查询。 查询显示在Microsoft查询中。

如果要打开已保存的查询，但Microsoft查询已打开，请单击“Microsoft查询 文件 ”菜单，然后单击“ 打开”。

如果双击 .dqy 文件，Excel 将打开，运行查询，然后将结果插入新工作表。

如果要共享基于外部数据的 Excel 摘要或报表，可以向其他用户提供包含外部数据范围的工作簿，也可以创建 模板 。 使用模板可以保存摘要或报表，而无需保存外部数据，以便文件更小。 当用户打开报表模板时，将检索外部数据。